Så kan du utvärdera publiceringsverktyg för din organisation

En fråga som ofta dyker upp i webbprojekt är vilken teknisk lösning som ska användas för publicering. Det gäller både externa webbplatser och intranät. Jag har i olika omgångar varit med om att utvärdera publiceringsverktyg för olika organisationer. Det finns inget självklart val. Organisationens förutsättningar måste vägas in vid val av publiceringsverktyg.

I mitt tidigare inlägg Så väljer du rätt CMS till din hemsida pekade jag på några centrala frågeställningar som du behöver fundera på, speciellt för dig som jobbar i ett mindre företag och ska bygga något enklare. Det blir lite mer komplicerat för en större organisation som en myndighet. Ofta räcker det inte heller då med att resonera sig fram till ett beslut på egen kammare då det finns många som ska tycka till. Du behöver redovisa skälen till ditt val. Kanske har olika delar av organisationen redan bestämt sig för vilket publiceringsverktyg som ska väljas? Då gäller det att redovisa fakta varför organisationen bör välja ett visst verktyg.

I detta inlägg redovisar jag de aspekter som jag anser är viktiga att ta hänsyn till vid val av publiceringsverktyg. Dessa aspekter lämpar sig väl för att utvärdering i samband med upphandling om du jobbar i offentlig sektor. De aspekter jag tänkte gå in på handlar om ekonomi, IT-miljö, närliggande behov/system, användbarhet, funktionalitet och varumärkesanpassning.

Hur mycket är vi beredda att betala för verktyget?

De ekonomiska aspekterna vid inköp av ett IT-system som publiceringsverktyg ska så klart inte missas. Men ofta tycker jag att det blir glädjekalkyler. Det gäller att räkna på den totala kostnaden av ägarskap under den period systemet förväntas finnas i organisationen. En lämplig period att räkna på skulle kunna vara fem år. Det gäller även att få med alla kostnader för vidmakthållande och förvaltning av systemet under denna period.

Här är exempel på kostnader som jag tycker ska ingå i en kalkyl för att jämföra olika publiceringsverktyg:

• Driftskostnader, oavsett om det är i molnet eller i ert datacenter (on-prem).
• Licenskostnader för publiceringsverktyget, om det är proprietär programvara.
• Konsulttimmar för grundläggande förvaltning, exempelvis för systemuppgraderingar, ”smeka servrar” och förvaltningsmöten. Estimera antal timmar och multiplicera med konsultarvode, exempelvis 1 200 kr.
• Konsulttimmar för supportärenden. Här får ni göra en uppskattning på hur många timmar det rör sig om varje månad och multiplicera med uppskattat konsultarvode per timme.
• Konsulttimmar för att göra vidareutveckling. Här får ni be en utvecklare estimera tidsåtgången för en tänkbar vidareutveckling. Det kan vara något ni gjort historiskt. Ta sedan den estimerade tiden och multiplicera med 1,25 för att få med overhead (projektledning med mera) och multiplicera sedan igen med konsultarvode per timme, exempelvis 1 200 kr.

Du kan även beräkna tid det tar att jobba i systemet för systemadministratörer, kvalificerade redaktörer och sällanpublicerare. Jag har ingen bra idé på exakt hur en sådan beräkning kan göras i praktiken, men det är absolut så att ett krångligare verktyg som gör att publicering tar längre tid kommer få en negativ påverkan på organisationens effektivitet.

Går verktyget att ha i vår IT-miljö?

Er IT-avdelning vill troligen inte få in vilket skräp som helst i sina datacenter. Eller så kan det vara så att ni har väldigt specifika krav som gör exempelvis system som ligger i molnet no-go. Vissa saker är även lagkrav, exempelvis när det gäller digital tillgänglighet och IT-säkerhet. Djupdyk i alla era interna IT-policyer och eventuella standardkrav som är framtagna. Detta är inte minst bra för att tidigt exkludera de system som aldrig realistiskt kan komma på fråga.

Här är exempel på frågor som jag tror er IT-enhet vill att du kan svara på:

• Identitet och åtkomst – kan systemet ”prata” med era användarkataloger?
• Integrationer – kan systemet ”prata” med våra andra IT-system exempelvis för att visa upp intern verksamhetsdata på extern webbplats?
• Byggmöjligheter – har publiceringsverktyget inbyggda applikations­programmerings­gränssnitt (API) som kan användas för att bygga vidare på funktionalitet och/eller återanvända innehåll?
• IT-säkerhet – är systemet säkert enligt era IT-säkerhetskrav?
• IT-arkitektur – passar systemet in i organisationens övergripande IT-strategi?
• Användarteknik – fungerar systemet på era arbetsdatorer och tjänstetelefoner?
• Informationshantering – finns exempelvis stöd för arkivering av innehåll?
• Digital tillgänglighet – är systemet kodat så att det möter tillgänglighetskrav som WCAG?

Vilka verktyg använder vi idag?

Detta är kanske den fråga som är mest specifik för er organisation, som kan påverka vad just ni väljer. Min erfarenhet säger mig att det är smartare att försöka hålla sig till ett publiceringsverktyg, oavsett om det gäller extern webbplatser eller intranät. Det handlar både om arbetsmiljön för redaktörerna som slipper växla mellan olika redaktörsgränssnitt och om utvecklarna som bara behöver behärska utveckling i ett system. Det går även att samutveckla komponenter för flera typer av webbplatser om utvecklarna har ett system att förhålla sig till. Detta blir särskilt viktigt om ni har interna webbutvecklare.

• Vilka system används idag i organisationen för webbpublicering?
• Kommer många redaktörer sitta i flera system?
• Finns det planer på sikt att se över vilka publiceringsverktyg som ska användas?
• Finns interna utvecklare och vilket system är dessa vana att utveckla för?

Är verktyget användbart för redaktörer?

Kostnaden för redaktörer som sitter i dåliga IT-system är låg arbetsglädje, stress och i värsta fall sjukskrivning. Jonas Söderström har skrivit mycket om vikten av en god digital arbetsmiljö, exempelvis i boken Jävla skitsystem! En helt central fråga är därför hur det känns att jobba i publiceringsverktyget för era redaktörer. Det kan låta flummigt, men det finns metoder för att mäta detta. Jag har varit med i flera upphandlingar där vi utifrån en demo av verktyget fyllt i en så kallad SUS-enkät, System Usability Scale. Med den enkäten går det att räkna ut en poäng hur användbart systemet är. Tänk då på att utföra testet på ett likartat sätt och att testpersonerna är representativa för er redaktörsorganisation.

Usability.gov om metoden System Usability Scale

Själva frågeformuläret cirkulerar på nätet i svensk översättning, så googla bara på ”sus enkät” så får du bra träffar.

Har verktyget tillräckligt bra grundfunktionalitet?

Om ni gjort er hemläxa före systemvalet så har ni definierat syfte och mål för webbplatsen. Ni har även kartlagt era användares behov. Förhoppningsvis har ni också en generell uppfattning om vilka funktioner som idag krävs för att bygga en användbar webbplats. Alla dessa funktioner som kommer att krävas i systemet och på webbplatsen är något ni helst vill undvika att låta konsulter eller era utvecklare bygga. Det bästa är om det publiceringsverktyg ni väljer har detta inbyggt eller som ett tillägg som enkelt går att koppla på. Inte minst för förvaltning vill ni ha så få ”specialare” som möjligt.

Här är en lista över saker som jag skulle betrakta som standardfunktioner i ett publiceringsverktyg:

• Stöd för responsiv webbdesign, gärna Progressive Web Apps.
• Navigationslösningar för såväl vanlig dator som mobil både globalt på hela sajten och lokalt på innehållssidor.
• Vettig internsök som gör det möjligt för sökredaktör att förbättra sökträffar.
• Redaktörsstöd som schemalagd publicering och påminnelsemejl.
• Stöd för att jobba med metadata för exempelvis externa sökmotorer och sociala medier.

Går det att anpassa webbplatsen utifrån vårt varumärke?

Detta kan låta som en självklarhet, men det finns publiceringsverktyg där du inte på ett enkelt sätt kan anpassa din webbplats utifrån organisationens grafiska profil.

Det är för mig hygienkrav att det går att:

• Lägga till egna logotyper i sidhuvud och sidfot för besökare istället för systemets logotyp.
• Använda organisationens typsnitt, även om det är webbtypsnitt.
• Använda organisationens profilfärger.
• Möjlighet att lägga till ikoner för webbläsartabb (favicon) och appgenväg.

Poängräkning

När ni gått igenom alla dessa frågor ovan så kan ni sätta betyg efter en gemensam betygskala, exempelvis 1 till 5. Då går det att väga olika aspekter mot varandra. Det bör vara så att det system som samlar ihop flest poäng bör bli det system ni väljer. Inget system lär troligen få 30 poäng, men något system lär sticka ut i positiv bemärkelse. Fördelen med poängsystemet är att valet blir transparent och ni kommer inte fatta beslut om ert publiceringsverktyg på känsla eller internpolitisk vilja.

Utslagsröst

Blir det lika? Istället för att lotta mellan två system föreslår jag att ni funderar kring systemets framtid. Var är publiceringsverktyget på väg? Be att få kika på systemleverantörens roadmap. Är de funktioner som planeras framgent vettiga för just er typ av organisation? Eller riktar systemleverantören in sig på en helt annan typ av organisation i framtiden?

Lycka till med er utvärdering!