Kombinera pm3 med andra förvaltningsmodeller

I detta blogginlägg resonerar jag kring hur olika professioner inom kommunikation, IT och webb använder olika metoder. Dessa metoder står ofta i konflikt med varandra i många organisationer. Men så behöver det inte var om vi väljer rätt metod för rätt process. Olika metoder kan komplettera varandra.

Systemförvaltning med Pm3

Den senaste tiden har jag i olika sammanhang stött på pm3 som är en metod för styrning av IT i en organisation. Pm3 går bland annat ut på att det ska finnas en tydlig rollfördelning mellan olika roller och ansvar. Pm3 kan användas på olika sätt. I sin mest basala variant så är det ett sätt att få koll på organisationens olika IT-system genom att tydliggöra ansvar och roller på IT-sidan och ute i verksamheten. Men det kan också användas för att styra verksamheten utifrån ett IT-perspektiv. Vissa kallar detta digitalisering. Jag kallar det dumhet. Orsaken är att man försöker tillämpa samma metod för allt trots att metoden lämpar sig illa för det mesta.

Min uppfattning är att metoder bara är användbara om de har någon nytta för organisationen. Och nyckeln är att förstå vilken metod som är lämplig i vilken situation. Själv jobbar jag en hel del med webbplatser. För att driva en webbplats i en stor organisation krävs metoder för många olika områden. Det fungerar helt enkelt inte att tillämpa en metod. Bäst effekt uppnås genom att tillämpa den bästa metoden för respektive område.

Exempel på olika metoder

En webbplats måste driftas, alltså finnas på en webbserver som är uppkopplad mot internet. Här handlar det om att webbplatsen ska vara uppe på nätet. För denna uppgift tror jag att ett IT-tjänstperspektiv är bäst varför en metod som ITIL är lämplig.

En webbplats måste också ha ett webbpubliceringssystem (CMS). Det vanligaste är att detta system hanteras internt av den egna organisationen. För att det ska fungera smidigt med uppdateringar av webbpubliceringssystemet och de kopplingar som finns till andra system är det vettigt med en bra kommunikation mellan IT-avdelningen och kommunikationsavdelningen. I denna dialog kan det vara vettigt med en minimalistisk variant av pm3.

En webbplats är mer än ett webbpubliceringssystem på en webbserver. Det behövs sidmallar och funktioner. Dessa behöver utvecklas av webbutvecklare. Då användningen av webben förändras hela tiden så lämpar sig årliga förvaltningsplaner mycket dåligt för webbutveckling. Kraven är rörliga och förändras hela tiden. Därför föredrar jag någon typ av metod för agil systemutveckling som Scrum.

Men hur ska man då bestämma vad som ska utvecklas? Ska man låta någon reklamnisse rita fina skisser? Svar nej, då en reklamwebb är usel för besökarna. God webb bygger på en balans mellan användarnas behov, verksamhetens mål och teknikens möjligheter. Men det kan vara svårt att sälja in något sådant snusförnuftigt. Därför behövs en metod för att samla in och kommunicera behov. Det behövs ett användbarhetsperspektiv, vare sig man kallar det effektstyrning eller tjänstedesign.

Det blir inte mycket till webbplats om det saknas innehåll. Ska man låta kommunikatörer gissa vilket innehåll som ska finnas på webbplatsen? Svar nej, då en traditionell kommunikatör kommer vilja pusha ut budskap från olika kommunikationsplaner. Det innehållet är oftast helt ointressant för besökarna. Istället måste man ha en förståelse för hur trafiken kommer till webbplatsen och anpassa innehållet utifrån det. För offentlig sektor handlar det oftast om sökmotoroptimering.

Rätt metod för rätt process

Detta är bara en övergripande beskrivning. I själva verket används fler metoder inom respektive fält, men det är inte min poäng. Min poäng är att man ska akta sig för att överföra en metod från ett fält till ett annat. Agila tankesätt fungerar inte bra för innehållsarbete. Pm3 fungerar inte bra för IT-drift. Sökmotoroptimering kan påverka användupplevelsen negativt. Omvänt är bra UX utan kunskap om Google-trafik ett recept för en fin webbplats utan relevanta besökare. Och så vidare. Det gäller att förstå en metods styrkor och begränsningar.

I stora organisationer finns en tendens att gå all in på en metod. IT-avdelningen jobbar bara med pm3. Kommunikationsavdelningen jobbar bara med varumärkesbyggande. Och de båda avdelningarna tävlar om att påtvinga den andra sitt perspektiv. Om det är på grund av idealism, okunskap eller arrogans låter jag vara osagt. Men denna begränsade verktygslåda är otillräcklig. En duktig hantverkare vet vilka verktyg som används för vad. Jag skulle önska att vi slutade tvinga på andra våra metoder. Fatta hur mycket roligare det skulle bli om vi respekterade våra olika perspektiv och drog nytta av våra styrkor genom att låta våra olika metoder samspela. Då kan vi skapa magi tillsammans.