Kan SharePoint användas som CMS?

Vad är SharePoint? I denna guide går jag igenom vad SharePoint är för typ av webbpubliceringssystem. Dessutom ger mina oberoende råd om när publiceringsverktyget är lämpligt att användas. Råden bygger på mina år som webbstrateg i framför allt offentlig sektor.

Fakta om SharePoint

SharePoint är Microsofts plattform för samarbete i större organisationer som släpptes första gången år 2001. Idag ingår det som en del av Office 365 med fokus på samarbete, delning och dokumentredigering.

Historiskt har det varit vanligt att bygga externa webbplatser med SharePoint, men den möjligheten begränsades av Microsoft år 2015 då företaget rekommenderade att koppla ihop SharePoint med tredjepartsprodukter för webbpublicering. Men SharePoint används fortfarande som CMS för många intranät i större svenska organisationer.

SharePoint är i grund och botten ett dokumenthanteringssystem. Det innebär att dokument är versionshanterade. Utöver dokumenthantering är SharePoint lite av en schweizisk armékniv. Här finns stöd för webbpublicering, samarbetsfunktioner för arbetsgrupper, möjlighet att samla information i olika typer av listor, med mera.

Marknadsandel i Sverige

Av företag, myndigheter och kommuner så är det 2 procent som använder SharePoint som webbpubliceringssystem för sin externa webbplats. Detta enligt 2024 års undersökning ”Hur mår Sveriges webbplatser?” av Web Service Award.

När det gäller intranät så är det 23 procent av företag, myndigheter och kommuner som använder SharePoint som webbpubliceringssystem för sitt intranät. Detta enligt 2023 års undersökning ”Hur mår Sveriges intranät?” av Web Service Award.

Min bild är att SharePoint är vanligare bland större organisationer där IT-avdelningen har en kärleksaffär med Microsoft. Säljare på IT-bolag som jobbar mycket med Microsoft kan slänga med SharePoint i någon form av helhetslösning för organisationen.

Så tycker intranätsansvariga

I organisationer/företag som använder SharePoint för sitt intranät så är det 60 procent som anser att de har ett välfungerande publiceringsverktyg. Detta kan vi jämföra med organisationer/företag som kör andra publiceringsverktyg för sitt intranät. Organisationer/företag som använder SharePoint är mer mindre nöjda än organisationer/företag som kör både Sitevision och Optimizely/Episerver. Detta enligt Web Service Awards undersökning ”Hur mår Sveriges intranät?” år 2023.

Utveckling och kod

Alla utvecklingsprojekt med SharePoint som jag varit med i har varit en mardröm. SharePoint är väldigt mallat och om du vill designa om presentationen så att den följer er grafiska profil eller ett visst designkoncept så kommer ni bara att få huvudvärk. SharePoint fungerar bäst om du inte skruvar på design, sidmallar och så vidare. När du försöker designa själv får du bara möta buggar, begränsningar och bakslag. Det är inte för intet som systemet kallas för ScarePoint.

SharePoint är byggt i ett eget Microsoftbaserat ramverk kallat SharePoint Framework. Så du behöver ha väldigt god kännedom om just SharePoint för att kunna utveckla funktioner för systemet. Vill du lära dig mer om webbutveckling för SharePoint kan jag rekommendera en titt i systemdokumentationen.

Licenser och drift

SharePoint är proprietär programvara, det vill säga en kommersiell produkt där källkoden ägs av Microsoft. Du måste betala en licenskostnad för att få använda systemet. Kostnaden är i form av ett prenumerationsabonnemang, ofta tillsammans med andra Microsoft-produkter.

Du kan köra SharePoint i den egna organisationen och den lösningen kallas SharePoint Server. Alternativt kan du köpa SharePoint som en tjänst. Detta kallas för SharePoint Online. Rent tekniskt så driftas SharePoint på Windows Server eller i molnet (Microsoft Azure).

Mitt oberoende råd

Jag är personligen tveksam till att använda SharePoint som ett CMS, både för intranät och externa webbplatser. Anledningen är att det saknar basala funktioner som en enkelt åtkomlig hierarkisk menyhantering. Dessutom är SharePoint sanslöst svårjobbat för webbredaktörer, enligt min erfarenhet som ansvarig för flera intranät där det använts. Det tar oändligt många steg bara för att skapa en webbsida. Redigeringsläget och inställningspaneler känns som att de är designade av en IT-tekniker utan medkänsla.

Men SharePoint har sina styrkor. Personligen gillar jag SharePoints verktyg för att skapa och visa listor. ClearBox Consulting lyfter i sin utvärdering Intranet and employee experience platforms fram följande styrkor:

• Integration med Microsoft 365: SharePoint är väl integrerat med andra Microsoft 365-verktyg som Teams och Viva, vilket ger en smidig användarupplevelse och möjliggör ett sammanhållet digitalt arbetsflöde.
• Användarvänlighet för små företag: SharePoint är relativt lätt att använda och konfigurera för mindre företag, vilket gör det enkelt att komma igång med ett grundläggande intranät.
• AI-funktioner med Copilot: Med Copilot kan användare dra nytta av avancerad AI för att effektivisera arbetsuppgifter, som att sammanfatta dokument och svara på frågor baserat på interna data.
• Stort utbud av tillägg: Det finns många tillägg och web parts tillgängliga för SharePoint, vilket kan hjälpa till att fylla i funktionella luckor och anpassa intranätet efter specifika behov.
• Viva nyhetsflöde: SharePoint erbjuder automatiserade nyhetsflöden och verktyg som Viva Amplify, vilket kan hjälpa till att hålla intranätet uppdaterat utan mycket manuellt arbete.

ClearBox lyfter även fram dessa nackdelar i sin utvärdering:

• Komplexitet vid större implementationer: För medelstora till stora organisationer kan SharePoint bli komplext att skala upp, särskilt när det gäller att hantera navigation och anpassning.
• Begränsade anpassningsmöjligheter: Anpassning och styrning kan vara begränsande, vilket kan leda till att företag behöver investera i ytterligare verktyg eller expertis för att få ut det mesta av plattformen.
• Kostnader och licenser: Även om SharePoint är en del av Microsoft 365-licenserna, kan det krävas ytterligare investeringar i andra Microsoft-produkter eller tredjepartslösningar för att uppnå önskad funktionalitet.
• Bristande webbanlys: De inbyggda analysverktygen i SharePoint kan vara svåråtkomliga för intranätansvariga och kräver ofta IT-kompetens eller externa verktyg för att ge fullständig insikt.
• Begränsad mobilanpassning: Mobilversionen av SharePoint-intranät via Teams eller SharePoint-appen har en sämre användarupplevelse än vad folk kan förvänta sig år 2024.

Vad ska då SharePoint användas till? Jag skulle säga att du kan använda det för intranät, men att du i så fall bör överväga att använda det tillsammans med ett ”riktigt” webbpubliceringssystem. Förslagsvis Optimizely/Episerver då Microsoft-stöd ofta är ett krav från IT-avdelningar. För samarbete så bör Microsoft Teams idag vara det bättre valet i Microsoft-familjen.

Produktvideo

Här kan du se en officiell instruktionsfilm för SharePoint från Microsoft:

Officiell webbplats

Svensk webbplats

Amerikansk webbplats

Uppdatering

Detta inlägg har uppdaterats i september 2024 med uppgifter om användning till 2024 års rapport från Web Service Award om webbplatser.