Kan man slå ihop webbplats och intranät?

I detta blogginlägg presenterar jag fem olika nivåer av sammanslagning av en extern webbplats och intranät. Jag går igenom för- och nackdelar för alla fem nivåer. Läs detta inlägg om du funderar på att slå ihop ert intranät med er webbplats.

Intranät ofta bortglömda

Stora organisationer har ofta ett stort behov av internkommunikation. Intranätet pekas ut som den primära kanalen för den interna kommunikationen. Intranätet ska ge service till medarbetare och vara kanal för ledningskommunikation och kulturbyggande kommunikation. Min erfarenhet är att få intranät klarar av att leva upp till ansatsen. Intranätet hamnar också lätt i bakvattnet när det gäller resurser. Kommunikationsavdelningar satsar i regel mer på varumärke, press, webbplatser och sociala medier.

En väg för att skapa mer resurser till intranätet är helt enkelt att slå ihop webbplats och intranät. Ett annat argument för att slå ihop är att många medarbetare letar på Google eller den externa webbplatsen efter intranätet och olika interna system. Ett tredje argument är att gränsen mellan extern och intern kommunikation är svår att dra. Många gånger är medarbetare de som är mest intresserade av nyheter om organisationen på den externa webbplatsen.

Men hur gör man då för att slå ihop webbplats och intranät? Vilka fördelar finns det? Och vilka nackdelar finns det? Har verkligen medarbetare och era externa målgrupper samma behov? Och hur gör man om behoven ser olika ut? Jag tror att man bör börja kika på hur djup integrationen ska vara och välja den nivå som passar den egna organisationens förutsättningar. Bli inte blint förälskade i modeord som öppna intranät, utan tänk igenom grundligt vilka konsekvenser det får innan ni bestämmer er för att slå ihop webbplats och intranät.

I det här inlägget ger jag min syn på de olika nivåerna av integration man kan göra mellan organisationens webbplats och intranät. I dagsläget har jag ingen tydlig åsikt om vilken av dessa nivåer som är bäst. Högst troligt skiljer det sig åt mellan olika typer av organisationer. Jag ger inga entydiga svar. Se inlägget mer som en analysmodell som ni kan använda när ni resonerar kring dessa frågor.

Fem nivåer av sammanslagning

Nivå 1: Samma webbpubliceringssystem

Man kör samma webbpubliceringssystem (CMS) för webbplats och intranät, exempelvis Drupal, EPiSever eller SiteVision. Webbplats och intranät ligger dock i två olika installationer och är därmed helt separerade i konfiguration, design och innehåll. Detta är den absolut lägsta nivån av integration. Webbplatsen har en adress (dinorganisation.se) medan intranätet har en annan (in.dinorganisation.se).

Fördelar

Lägre licens- och driftskostnader. Webbredaktörer behöver bara kunna ett system vilket kan effektivisera introduktion och vidareutbildning i verktyget. Eftersom webbplats och intranät ligger separerade går det bra att bygga kanalerna på två helt olika sätt när det gäller exempelvis design, innehåll och behörighet.

Nackdelar

Intranät och webbplatser kräver olika funktioner vilket är svårt att hitta i samma webbpubliceringssystem. För webbplatser krävs exempelvis bra stöd för optimering av innehåll för Google och sociala medier, vilket är oviktigt för ett intranät. För intranät krävs exempelvis bra stöd att integrera mot interna system och behörighetsstyrning via katalogtjänster, vilket normalt inte krävs på externa webbplatser.

Nivå 2: Samma installation

Webbplats och intranät läggs i samma installation av webbpubliceringssystemet. Man har alltså samma konfiguration, kod och sökmotor för webbplats och intranät. Design och innehåll är fortfarande separerade så för besökaren upplevs det som två olika kanaler. Intranätet ligger i en separat katalog under webbplatsen, exempelvis dinorganisation.se/in.

Fördelar

När det gäller utveckling kan du dela kod och sparar därmed en hel del konsulttimmar i utvecklingen. I innehållsarbetet kan du ha ha åtkomst till samma bilder och filer. Du slipper därmed dubbelpublicering av sådant som ska finnas på webbplatsen och intranätet.

Nackdelar

Det kommer att vara otydligt vad som är webbplats och vad som är intranät, särskilt för sökmotorer som Google om intranätet är öppet (se nedan). Gemensam hantering av exempelvis bilder låter bra i teorin, men i praktiken krävs det att bildmåtten är lika för webbplats och intranät. Det begränsar därmed hur olika sidmallar kan designas.

Nivå 3: Samma design

Intranätet blir en del av webbplatsen. Webbplats och intranät har samma utseende, navigering och sidmallar. I den här lösningen så ligger intranätet fortfarande som en egen del, exempelvis finns medarbetarsidor som ett val i menyn.

Fördelar

Här kapar du en hel del utvecklingskostnader eftersom du kan återanvända samma sidmallar för webbplats och intranät. För besökaren blir det också enklare att hitta till intranätet eftersom det är en del av webbplatsen.

Nackdelar

Medarbetarna har andra behov än era externa målgrupper. Det finns en anledning att intranät designas på ett sätt medan webbplatser designas på ett annat. Risken om man måste använda samma sidmallar är att de blir för generella och varken hjälper redaktören i sitt arbete eller besökaren med sin uppgift.

Nivå 4: Samma informationsstruktur

Indelningen av webbplatsens meny blir samma för webbplats och intranät. Om man tar en kommunal webbplats så hamnar exempelvis skolpersonalens interna innehåll under ämnet ”Förskola och skola” som normalt bara brukar riktar sig till föräldrar och elever.

Fördelar

Det blir enklare att hålla ordning på informationsstrukturen om den är gemensamma för båda kanalerna. Det lär också bli enklare att hitta för de personer som tillhör flera olika grupper av besökare, exempelvis läraren som har sitt eget barn i skolan.

Nackdelar

Medarbetare och externa målgrupper letar efter olika saker. Om man blandar informationen på samma del av webbplatsen riskerar det att bli svårare att hitta för alla. Webbplatsen kan upplevas som rörig när det inte är tydligt vem informationen på en viss del av webbplatsen riktar sig till.

Nivå 5: Samma innehåll

Istället för att skriva flera texter för olika målgrupper om samma ämne så skriver man en text för alla målgrupper. Det kan exempelvis gälla beskrivningen av organisationen som i normala fall både finns på den externa webbplatsen och intranätet.

Fördelar

Det finns internt innehåll där både externa och interna har ett stort intresse, exempelvis anställning och lön. Sådant innehåll brukar typiskt sätt ligga på intranätet. Om detta kan bakas in i den externa webbplatsens jobba hos oss-sidor så underlättar det för personer som söker jobb hos organisationen. De blir mer påläst inför jobbintervjun exempelvis.

Nackdelar

Det går inte att målgruppsanpassa innehållet om det ska tilltala alla grupper. Om man inte förstår vad innehållet ska användas till är det också stor risk att innehållet inte hjälper besökarna. Att skriva för alla innebär i praktiken att skriva för ingen.

Öppet intranät?

Med alla dessa nivåer kan man välja att antingen lägga innehållet som riktar sig till medarbetare bakom inloggning eller låta det ligga helt öppet på internet. Skälet till att lägga det öppet brukar handla om transparens.

Den stora vinsten tycker jag är att innehåll som behöver vara åtkomligt för både medarbetare och externa målgrupper blir enklare att dela. I kommuner kan det exempelvis handla om handböcker och riktlinjer som även används av privata utförare.

Den största nackdelen är att externa besökare via Google kommer in på medarbetarsidor. Risken finns att dessa besökare kommer att bli besvikna eftersom innehållet inte är framtaget utifrån deras behov. Relevansen på webbplatsen blir helt klart lägre för det stora flertalet. Jag har erfarenhet av besökare som trott att det varit något fel på webbplatsen i och med att intranätet låg öppet för externa.

Om man lyfter fram intern information externt så sänker man relevansen på webbplatsen för era externa målgrupper. Skärmyta används helt enkelt till sådant som den absoluta majoriteten av era externa besökare inte är intresserad av. Det kan också vara så att era externa målgrupper upplever det som dålig service, att ni prioriterar era interna behov framför deras behov.

En kompromiss mellan öppet och stängt är att låta vissa delar vara bakom inloggning medan andra är öppna för alla på internet. Ett typiskt innehåll som borde kunna vara öppet är organisationens medarbetarhandbok och den generella beskrivningen av organisationen. Funktioner och innehåll som är direkt kopplade till det dagliga arbetet skulle kunna ligga bakom inloggning.

Om innehållet ska bli bra tror jag att det är viktigt att man är tydlig med målgrupp för innehållet både för redaktörer och för besökare. Om man tar den publika metarbetarhandboken som exempel så tror jag att den bör skrivas om så att den riktar sig till jobbsökare snarare än till redan anställda. I praktiken blir det samma innehåll, men tilltalet blir ett annat. Medarbetare kan naturligtvis också läsa innehållet med behållning även om det är målgruppsanpassat till jobbsökare.

Praktikfall

Avslutningsvis tänkte jag tipsa om några organisationer som byggt ihop webbplats och intranät:

• Cisco
• Falkenbergs kommun
• Havs- och vattenmyndigheten