Innehållsarbete som process

I detta blogginlägg går jag igenom hur du kan planera innehållsarbetet när du tar fram en ny webbplats. Tips och råd om allt från menystruktur, arbetsplan för redaktörer och kvalitetsgranskning. Följ denna process så får du innehåll av världsklass på din nya webbplats.

Skapa struktur i innehållsflytten

En viktig del i alla webbprojekt är innehållsarbetet. Min erfarenhet är att man alltid underskattar tiden det tar att flytta över, anpassa och ta fram nytt innehåll. Det handlar inte bara om tidsoptimism utan ofta om att man saknar en helhetsbild av det arbete som ska utföras. Webbredaktörer vill gärna sätta tänderna i att skapa nytt revolutionerande innehåll som fungerar ihop med den snygga nya sajten. Tyvärr glömmer man därför ofta därför bort allt det gamla innehåll som måste flyttas över.

Så hur göra man egentligen om man ska klara av att flytta över innehåll från sin gamla sajt till en ny plattform? David Hobbs har skrivit ett bra inlägg om hur innehållsmigrering är en process som består av sex steg: sortera, placera, redigera, flytta, förbättra och kvalitetssäkra. Jag håller med om de steg som Hobbs tar upp, men tycker att han missar en viktig komponent i innehållsarbetet, nämligen webbredaktörerna. Utan utbildade och samkörda webbredaktörer så går det inte att skapa en bra sajt av den större skalan. Jag har därför tagit fram en vidareutveckling av Hobbs steg i en processbeskrivning som består av 12 steg. Nedanför processkartan beskriver jag varje steg.

Innehållsarbetet i elva steg

1. Inventera befintligt innehåll och arbetsrutiner

Utan bra koll på vilket innehåll som finns på sajten och vem som jobbar med det kommer din innehållsflytt att haverera, det kan jag garantera. Du måste känna till din nuvarande sajts informationsstruktur, vilka webbredaktörer som jobbar med vilka sidor och vad deras motivation handlar om.

För större webbplatser med många redaktörer uppstår säkerligen spretighet både med det innehåll som produceras, hur man arbetar och vilka mål respektive redaktör ser med sitt arbete. Som övergripande ansvarig för en innehållsflytt måste du ha järnkoll på alla dessa delar.

Skriv ner nuvarande informationsstruktur och redaktörer, exempelvis i ett kalkylblad eller en mindmap.

2. Ta fram ett förslag på ny informationsstruktur

När man tar fram en ny webbplats vill man ofta strukturera om innehållet, ofta på grund av att informationsstrukturen på den nuvarande sajten blivit ett kaos. En viktig del i innehållsarbetet är därför att ta fram en ny informationsstruktur som är begriplig och användbar för era besökare.

Det finns tyvärr inga tricks för att trolla fram en ny informationsstruktur för en sajt. Visst kan du testa kortsortering, utgå från webbstatistik, titta på sökbeteende i Google eller i din interna sökmotor, men du måste till syvende og sidst ta fram ett förslag på vad du tror är bäst menyindelning för just din sajts syfte och besökare. Se ditt förslag till informationsstruktur som en hypotes som du senare kommer att testa mot verkliga användare.

3. Sortera gammalt innehåll enligt den nya informationsstrukturen

För att få en överblick av arbetsmängden måste du i detta steg se hur innehållet passar in i den nya informationsstrukturen. Förmodligen kommer innehåll som tidigare låg på olika sektioner och hade olika redaktörer nu att samlas under samma sektion. Förhoppningsvis kanske också något innehåll faller utanför den nya strukturen. Glöm inte bort att hantera det innehåll som kommer att tas bort i med lanseringen av den nya webbplatsen. Prata med de berörda personerna i organisationen och förklara varför informationen inte längre kommer att finnas på webbplatsen. Det är ofta en bra idé att utgå från webbplatsens syfte och användarnas behov när du förklarar varför något måste tas bort från webbplatsen.

4. Utse webbredaktörer för den nya strukturen

Webbredaktörerna skapar mycket av det som besökarna möter. Om webbredaktörerna gör ett dåligt jobb, så kommer detta att drabba besökarna. Det är därför viktigt att du utser redaktörer som kan hantera webbpublicering. Många gånger så är de som publicerar på webbplatsen inte riktiga webbredaktörer utan bara någon som fått som extrauppgift att publicera på webbplatsen. Detta brukar märkas på resultatet då fokus blir innehåll som inte är målgruppsanpassat, långa och svårbegripliga texter och mängder av dokument för nedladdning.

En riktig webbredaktör måste kunna webbanpassa för besökaren. Därför är det bra att se över er webborganisation i samband med att ni tar fram en ny webbplats. Det är bättre om redaktörerna är ansvariga för ett visst ämne på webbplatsen än att de är ansvariga för sin enhet i organisationen. Risken är annars stor att innehållet blir inifrån och ut, istället för tvärtom.

Tänk på att förvaltningsorganisationen ska vara tillräckligt stor och ha den kunskap som krävs för att kunna hantera den nya webbplatsen. Om det visar sig att ni inte har tillräckligt många webbredaktörer med rätt kompetens får ni antingen rekrytera fler eller sänka ambitionerna med sajtens omfång och uppdateringstakt. Allokera de bästa redaktörerna till det viktigaste innehållet utifrån sajtens syfte.

Se även Vägledning för webbutveckling.

5. Skapa en arbetsplan för respektive webbredaktör

För att säkerställa att arbetet med innehållet blir färdigt tror jag att det är nödvändigt att ta fram en individuell plan tillsammans med varje webbredaktör utifrån dennes speciella förutsättningar. Vissa webbredaktörer jobbar snabbare än andra, så det är viktigt att ta hänsyn till respektive individs kapacitet. Vissa jobbar dessutom kanske enbart med text, medan andra hanterar även bildbehandling och mer avancerad webbredigering.

6. Utbilda redaktörerna i det nya systemet

Jag tror inte att man kan torrsimma när det gäller webbpublicering. Att sitta och skriva texter i Word eller dylikt är bortkastad tid. Redaktörerna måste så tidigt som möjligt få bekanta sig med det nya publiceringssystemet och få bra utbildning i hur de ska hantera det. Håll utbildningar i grupp och ta fram en handbok för webbredaktörer med riktlinjer för hur de ska jobba. Observera att redaktörerna kan befinna sig på väldigt olika kunskapsnivåer. Du bör därför ge individuell coachning till dem som har större behov.

7. Flytta gammalt innehåll till det nya systemet

Skapa upp den föreslagna informationsstrukturen i det nya systemet och låt redaktörerna börja lägga in innehåll. Även om det kan kännas frestande för webbredaktörerna att skriva nytt innehåll så skulle jag rekommendera att de börja med att flytta över det gamla innehållet först. Annars är risken stor att det gamla innehållet inte kommer att flyttas med helt och hållet till lanseringen.

8. Testa informationsstrukturen på riktiga användare

För att säkerställa att innehållsarbetet är på rätt väg så föreslår jag att man alltid ska testa informationsstrukturen och innehållet innan allt innehållsarbete är färdigt. Detta för att kunna åtgärda problem som är lätta att identifiera när man stämmer av sajten med målgrupperna. Testet kan exempelvis bestå i observationsstudie av användare, fokusgrupper eller publik betatestning. Samla sedan ihop synpunkterna i form av en lista med problem.

9. Justera informationsstrukturen utifrån testresultat

Kommunicera listan med problem som måste åtgärdas till redaktörsteamet. För att testet ska vara verkningsfullt är det viktigt att alla redaktörer förstår problemen som testet påvisat och jobbar tillsammans för att lösa problemen. Avsätt tid för att göra justeringar i menystrukturer.

10. Förbättra gammalt innehåll

Nu är det dags för webbredaktörens stora arbetsinsats. Här handlar det om att märka upp innehållet med rätt metadata, lägga in nya bilder och slipa på språket. I denna fas är det också vettigt att se över så att sökmotoroptimeringen av sidorna motsvarar de sökord besökarna använder och de riktlinjer som finns (se Googles handbok, pdf). Denna fas tar mycket längre tid än man tror. Det är därför inte att rekommendera att lägga denna period en vecka innan lansering. Om man skippar denna fas så kommer besökarna snabbt att märka det vid lanseringen efter bara några klick i strukturen.

11. Skapa nytt innehåll där det saknas

När redaktörerna har lagt in och bearbetat det befintliga innehållet ser de ganska tydligt var det finns brister och luckor. Då är det läge att skapa helt nytt innehåll. Skriv nya texter som passar för sajten, men glöm inte bort att stämma av innehållet med berörd person i organisationen så att texten inte innehåller felaktigheter. Nytt innehåll kan även bestå av videoklipp eller illustrationer, så tänk inte bara text.

12. Kvalitetsgranska helheten

Som övergripande ansvarig för ett webbprojekt så ligger det på dig att ta ansvar för helheten. Det är viktigt att webbplatsen känns en webbplats och inte flera olika webbplatser. Därför bör du surfa runt på webbplatsen och kontrollera så att webbplatsen följer syftet för sajten och grundläggande webbriktlinjer för webbpublicering.

När du upptäcker grava fel kan det vara frestande att bara själv åtgärda dem. Detta är kanske bra i stunden, men inte bra i det långa loppet. Det finns ett gammalt talesätt som du kan ha som ett mantra när du jobbar med kvalitetssäkring:

Ge en man en fisk och du föder honom för en dag. Lär en man att fiska och du föder honom för hela livet.

Se därför ett sådant tillfälle som en lärostund för den berörda webbredaktören. Boka ett möte med webbredaktören och förklara för webbredaktören hur hen kan jobba istället och varför det arbetssättet är att föredra.

Kvalitetssäkringen är inte klart i och med lanseringen av sajten. Det är ett kontinuerligt arbete. Inte minst för att nya webbredaktörer börjar som måste skolas in i tankesättet med webbarbetet. Jag skulle säga att det är i långsiktigt arbetet med kvalitetssäkring som den riktiga effekten av innehållsarbetet verkligen märks.